Documentação ZapAI Bot
Guia completo para criar e gerenciar seus bots de WhatsApp com inteligência artificial
Bem-vindo ao ZapAI Bot
O ZapAI Bot é uma plataforma completa que permite você criar e gerenciar chatbots inteligentes para WhatsApp. Com nossa solução, você pode automatizar atendimento ao cliente, vendas, agendamentos e muito mais!
O que você pode fazer?
Criar Bots Inteligentes
Configure bots com personalidades diferentes: vendedor, secretário, suporte técnico ou personalizado.
Base de Conhecimento
Upload de arquivos CSV/XLSX para ensinar seu bot sobre produtos, serviços e preços.
Atendimento Humano
Assuma conversas quando necessário com nosso sistema de takeover humano.
Multi-agentes
Configure vários agentes especializados para diferentes tipos de atendimento.
Screenshot: Dashboard principal mostrando estatísticas de mensagens, chats ativos e tempo de resposta
Primeiros Passos
1. Criar sua conta
Para começar, você precisa criar uma conta gratuita. O processo é simples e rápido:
- Acesse a página de registro
- Preencha seus dados pessoais (nome completo)
- Informe seu e-mail
- Cadastre seu número de WhatsApp
- Crie uma senha segura (mínimo 6 caracteres)
- Aceite os termos de serviço
- Clique em "Criar Conta"
🎁 Oferta especial!
Ao criar sua conta, você ganha 7 dias grátis + 1000 mensagens bônus para testar a plataforma!
Screenshot: Tela de registro com formulário de cadastro e oferta de boas-vindas
2. Fazer login
Após criar sua conta, faça login usando seu e-mail e senha. Você será redirecionado para o dashboard principal.
Fluxo de Registro e Login
Criando Seu Primeiro Bot
Criar seu primeiro bot é muito fácil! Siga este passo a passo completo:
Passo 1: Acessar a seção de Bots
No menu lateral, clique em "Bots". Se você ainda não tem nenhum bot, verá uma tela vazia com um botão "Criar Primeiro Bot".
Screenshot: Tela vazia de bots com botão 'Criar Primeiro Bot' centralizado
Passo 2: Configurações Básicas
Após clicar no botão, você será direcionado para a tela de configuração. Aqui você define:
Informações que você vai configurar:
- Nome do Bot: Um nome interno para identificar (ex: "Atendimento Loja")
- Nome da Empresa: O nome do seu negócio
- Descrição da Empresa: O que sua empresa faz, produtos/serviços oferecidos
- Tipo do Bot: Escolha entre Vendedor, Secretário, Suporte ou Personalizado
- Comportamento: Tom de voz do bot (Amigável, Profissional, Casual, etc.)
Screenshot: Formulário de configuração básica do bot com campos de nome, empresa e seletores de tipo/comportamento
💡 Dica profissional
Use o botão de IA (✨) ao lado da descrição da empresa! Nossa IA vai melhorar e enriquecer seu texto automaticamente.
Passo 3: Conectar WhatsApp
Para que seu bot funcione, você precisa conectar um número de WhatsApp. Existem duas etapas:
- Verificar o número:
- Digite seu número no formato brasileiro
- Clique em "Verificar Código"
- Digite o código que você recebeu
- Aguarde a confirmação (ícone verde de verificado ✓)
- Escanear QR Code:
- Clique no botão "Escanear QR Code"
- Abra o WhatsApp no seu celular
- Vá em Configurações → Aparelhos conectados → Conectar aparelho
- Escaneie o QR Code que apareceu na tela
- Aguarde a sincronização (aparecerá uma mensagem de sucesso)
Screenshot: Interface de verificação de número com campo de telefone, botões de verificar código e QR code, mostrando status de conectado
Fluxo de Verificação do WhatsApp
Passo 4: Salvar configurações
Após preencher todas as informações e conectar o WhatsApp, clique no botão "Salvar configurações" no final da página. Pronto! Seu bot já está criado e ativo! 🎉
Configuração do Bot
Depois de criar seu bot, você pode acessar configurações mais avançadas através das abas na tela de edição:
Aba: Informações Gerais
Aqui você tem acesso a três sub-abas importantes:
1. Configuração Básica
Edite nome do bot, empresa, descrição, tipo e comportamento. Esses são os dados que você configurou na criação.
2. Configuração de Agentes
Crie múltiplos agentes especializados! Cada agente pode ter uma função específica. Por exemplo:
- Agente de Vendas: Responde perguntas sobre produtos e preços
- Agente de Suporte: Resolve problemas técnicos
- Agente de Agendamento: Marca horários e consultas
Cada agente tem sua própria "condição de chamada" (quando será ativado) e instruções personalizadas.
Screenshot: Interface de configuração de agentes mostrando cards de agentes criados com botão 'Adicionar Agente'
Criando um Agente
- Clique no botão "Adicionar Agente"
- Preencha o nome do agente (ex: "Atendimento Comercial")
- Defina a condição de chamada: quando esse agente deve ser ativado
Exemplo:
"Quando o cliente perguntar sobre preços, produtos disponíveis ou quiser fazer uma compra"
- Escreva as instruções detalhadas: como o agente deve se comportar
Exemplo:
"Você é um vendedor experiente. Seja educado, mostre entusiasmo pelos produtos e sempre ofereça alternativas. Quando apresentar preços, inclua formas de pagamento disponíveis."
- Clique em "Salvar"
Números Permitidos
Esta função é ideal para testes ou ambientes controlados. Você pode adicionar números específicos que terão permissão para conversar com o bot.
⚠️ Como funciona
- • Lista vazia: Bot responde a TODOS os números
- • Com números na lista: Bot responde APENAS aos números listados
Screenshot: Seção de números permitidos com lista de números cadastrados e botão para adicionar novo número
Base de Conhecimento
A Base de Conhecimento é onde você ensina ao bot sobre seus produtos, serviços, preços e informações importantes. Quanto mais informação você fornecer, mais inteligente será o bot!
Métodos de Upload
1. Gerar Tabela via Texto (IA)
O método mais fácil! Apenas descreva seus produtos/serviços em texto natural e nossa IA cria uma tabela estruturada automaticamente.
Exemplo:
- Corte masculino: R$ 25
- Corte feminino: R$ 35
- Escova progressiva: R$ 120
2. Upload Manual de Arquivo
Faça upload de arquivos CSV ou XLSX já prontos com suas informações organizadas em colunas.
Formatos aceitos:
• CSV (.csv)
• Excel (.xlsx)
Screenshot: Tela de Base de Conhecimento com botão 'Gerar Tabela via Texto' e área de upload de arquivos
Processo de Treinamento (3 Passos)
Após fazer upload de um arquivo, você precisa configurá-lo em 3 etapas simples:
Fluxo de Upload e Treinamento
Preview dos Dados
Visualize as primeiras linhas do seu arquivo para confirmar que os dados foram importados corretamente.
Seleção de Colunas
Marque as colunas que o bot deve aprender. Você não precisa selecionar todas - escolha apenas as informações relevantes.
Dica: Selecione colunas como nome do produto, descrição, preço, disponibilidade, etc.
Revisar e Confirmar
Revise suas escolhas e clique em "Processar". O sistema vai adicionar essas informações ao conhecimento do bot.
Screenshot: Wizard de 3 passos mostrando o processo de configuração de arquivo com preview de dados e seleção de colunas
✅ Arquivo Treinado
Depois de processar, o arquivo ficará marcado como "treinado" e o bot já poderá usar essas informações nas conversas!
Testando no Playground
O Playground é seu ambiente de testes! Aqui você pode conversar com o bot e testar suas respostas sem usar mensagens reais do WhatsApp.
Como usar o Playground
- No menu lateral, clique em "Playground"
- Selecione o bot que você quer testar
- Digite uma mensagem como se fosse um cliente
Exemplos de mensagens:
- "Olá, quais produtos vocês têm?"
- "Qual o preço do corte de cabelo?"
- "Gostaria de agendar um horário"
- Pressione Enter ou clique no botão de enviar
- Aguarde a resposta do bot
- Continue a conversa para testar diferentes cenários
Screenshot: Interface do Playground com conversa em andamento, mostrando mensagens do usuário e respostas do bot
Recursos do Playground
✏️ Mensagens de Texto
Digite e envie mensagens normalmente como se estivesse no WhatsApp.
🖼️ Envio de Imagens
Teste o bot com imagens para ver como ele responde a conteúdo visual.
🎤 Áudio Simulado
Simule mensagens de áudio (recurso de demonstração).
🔄 Limpar Chat
Reinicie a conversa do zero clicando em "Limpar chat".
💡 Por que testar?
O Playground permite você ajustar e melhorar o bot antes de colocá-lo em produção. Teste diferentes perguntas, verifique se ele está respondendo corretamente e ajuste as configurações conforme necessário!
Conversas e Atendimento
A seção de Conversas é onde você acompanha todas as interações que seu bot está tendo com os clientes. Você também pode assumir o controle e responder manualmente quando necessário!
Sistema de Filtros
As conversas são organizadas em três categorias:
Bot
Conversas que estão sendo atendidas automaticamente pelo bot. O badge mostra quantas conversas ativas o bot está gerenciando.
Aguardando
Conversas que precisam de atenção humana. Aparecem aqui quando o cliente enviou uma mensagem nas últimas 24 horas mas não há responsável atribuído.
Você
Conversas que você assumiu e está gerenciando manualmente. Quando você assume uma conversa, o bot para de responder automaticamente.
Screenshot: Lista de conversas com filtros (Bot, Aguardando, Você) e badges mostrando contagem de cada categoria
Interface de Chat
Ao clicar em uma conversa, você verá a interface completa de chat:
- Histórico completo: Todas as mensagens trocadas entre bot e cliente
- Identificação: Nome do cliente e número de telefone
- Timestamps: Horário de cada mensagem
- Suporte a imagens: Visualização de imagens enviadas
- Status da conversa: Ativa, Aguardando ou Playground
Screenshot: Interface de chat mostrando conversa completa com mensagens do bot e do cliente, timestamps e área de digitação
Assumir Conversa (Takeover)
Quando você identifica que uma conversa precisa de atenção humana:
- Abra a conversa que deseja assumir
- Clique no botão ou opção de "Assumir conversa" (ou "Commit")
- A partir desse momento, o bot para de responder automaticamente
- Você pode digitar e enviar mensagens manualmente
- A conversa fica marcada como "Você" nos filtros
- Continue o atendimento normalmente até finalizar
⚡ Quando assumir uma conversa?
- • Cliente solicita falar com humano
- • Situação complexa que o bot não consegue resolver
- • Negociação ou venda que precisa de toque pessoal
- • Cliente está frustrado ou insatisfeito
Fluxo de Takeover Humano
Configurações Avançadas
Para usuários que querem extrair o máximo da plataforma, temos algumas configurações avançadas disponíveis:
Configuração de Agentes Múltiplos
Você pode criar quantos agentes quiser dentro de um bot! Cada agente pode ter:
- Nome único: Identifica o agente internamente
- Condição de chamada: Define quando o agente será ativado
- Instruções personalizadas: Como o agente deve se comportar
- Arquivos de treinamento: Upload de documentos específicos para esse agente
- Funções de ferramenta: Integrações e ações que o agente pode executar
Exemplo de Estrutura Multi-Agente:
🛍️ Agente de Vendas
Ativado quando: Cliente pergunta sobre produtos, preços ou disponibilidade
Especializado em apresentar produtos, negociar e fechar vendas
🔧 Agente de Suporte
Ativado quando: Cliente relata problema ou pede ajuda técnica
Focado em resolver problemas e dar suporte técnico
📅 Agente de Agendamento
Ativado quando: Cliente quer marcar horário ou consultar disponibilidade
Gerencia calendário e confirma agendamentos
Bot Tipo: Secretário (Agendamentos)
Quando você seleciona "Secretário" como tipo de bot, aparecem configurações especiais de agendamento:
- Horário de funcionamento: Configure dias e horários da semana
- Segunda a Domingo: Ative/desative cada dia individualmente
- Horário de início e fim: Defina o período de atendimento
- Duração média: Tempo estimado de cada atendimento/consulta
- Calendário integrado: Visualize e gerencie disponibilidade
Screenshot: Configuração de horários semanais para bot secretário com toggles para cada dia e campos de horário
Regras Personalizadas de Prompt
Você pode criar regras avançadas para controlar o bot:
📋 Regras Gerais
Diretrizes básicas de comportamento que o bot deve sempre seguir
🚫 Regras Exclusivas
Coisas que o bot NUNCA deve fazer ou falar
✨ Regras de Refinamento
Melhorias e ajustes finos no comportamento do bot
👋 Regras de Encerramento
Como o bot deve finalizar conversas e se despedir
Gerenciamento de Equipe
Se você trabalha em equipe, pode adicionar outros usuários à plataforma para colaborar no gerenciamento dos bots.
Adicionar Usuário
Na seção Configurações, aba Usuários:
- Clique em "Adicionar Usuário"
- Preencha o nome do novo usuário
- Informe o e-mail
- Selecione o papel (role):
- Operador: Acesso básico para atender conversas
- Supervisor: Pode visualizar métricas e gerenciar equipe
- Administrador: Acesso total, pode criar bots e configurar tudo
- Clique em "Adicionar Usuário"
Screenshot: Formulário de adicionar usuário com campos de nome, email e seletor de papel (role)
Gerenciar Usuários
Na lista de usuários, você pode:
- Visualizar todos os usuários: Nome, e-mail e papel
- Ativar/Desativar: Use o toggle para ativar ou desativar acesso
- Remover usuário: Clique no ícone de lixeira para excluir
- Ver status: Badge colorido indica o papel de cada usuário
Screenshot: Lista de usuários cadastrados com badges de papel, toggle de ativo/inativo e botão de exclusão
Perguntas Frequentes
Posso usar o mesmo número em vários bots?
Não. Cada número de WhatsApp pode estar conectado a apenas um bot por vez. Se você precisar de múltiplos bots, use números diferentes.
Como sei se meu bot está funcionando?
Use o Playground para testar! Envie mensagens e veja as respostas. Você também pode verificar as estatísticas no Dashboard para ver mensagens recebidas e enviadas.
O bot vai responder mensagens antigas?
Não. O bot só responde mensagens novas que chegam após ele estar conectado e ativo. Mensagens anteriores são ignoradas.
Posso editar o bot depois de criado?
Sim! Você pode editar todas as configurações do bot a qualquer momento. Basta acessar a página do bot e fazer as alterações necessárias.
O que acontece se eu deletar um arquivo da base de conhecimento?
O bot vai parar de usar essas informações nas respostas. Se você deletar por engano, basta fazer upload novamente e treinar.
Quantos agentes posso criar?
Não há limite! Você pode criar quantos agentes precisar para cobrir diferentes cenários e tipos de atendimento.
O bot funciona 24/7?
Sim! Uma vez configurado e conectado, seu bot fica ativo 24 horas por dia, 7 dias por semana, respondendo automaticamente.
Precisa de Ajuda?
Estamos aqui para ajudar!
Se você encontrou alguma dificuldade ou tem dúvidas que não foram respondidas nesta documentação, entre em contato com nosso time de suporte.